Kesalahan yang sering dilakukan dalam komunikasi bisnis

Ada dua hal yang paling penting dalam berbisnis: pertama adalah komunikasi, dan kedua adalah organisasi. Sayangnya ilmu dasar komunikasi bukanlah ilmu yang umum diajarkan di Indonesia kecuali jika kamu adalah anak jurusan komunikasi atau manajemen. Menurutku komunikasi adalah ilmu yang penting untuk kamu kuasai jika kamu ingin sukses di berbagai bidang. Komunikasi di pakai untuk berkoordinasi dan berinteraksi satu sama lain. Selama berurusan dengan berbagai pihak, aku melihat beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan dalam berkomunikasi

Tidak mencatat informasi

Manusia itu pada dasarnya sering lupa, jadi setiap pesan apapun selalu catat. Catatan dalam bentuk digital maupun tulisan adalah bentuk bukti dan konfirmasi bahwa pesan sudah diterima. Bentuk kebiasaan ini dalam berbisnis untuk selalu mencatat hasil meeting, keputusan, next step dan seterusnya. Mencatat adalah cara otak kita merekam informasi dan mencerna informasi. Mencatat juga menunjukkan sikap menghargai informasi yang disampaikan.

Tidak membicarakan next step (langkah selanjutnya)

Seringkali percakapan berakhir dengan menggantung tanpa kejelasan langkah selanjutnya yang harus diambil. Untuk membicarakan langkah selanjutnya kamu bisa menggunakan format 4W = Who, What, When, Where

  • Siapa harus melakukan tugas apa?
  • Apa saja yang harus dilakukan selanjutnya?
  • Kapan deadline untuk kegiatan selanjutnya?
  • Dimana kegiatan selanjutnya akan berlangsung?

Tidak mengkonfirmasi maksud dari informasi yang diterima

Temanku pernah bilang, Assume is making an ASS between U and ME (berasumsi membuat taek diantara kita) jadi jangan pernah berasumsi apakah orang yang mendengar pesanmu mengerti sepenuhnya maksud dari pesanmu. Mintalah si pendengar untuk mengulang (memparafrase) perkataanmu. Disini adalah proses mengevaluasi apakah informasi sudah diterima secara benar.

Selain parafrase kamu juga bisa mengkonfirmasi dengan menanyakan pertanyaan dengan jawaban Ya atau Tidak.

Tidak spesifik dalam menjelaskan informasi

Disaat kamu membicarakan suatu topik, kemungkinan besar si pendengar memiliki pandangan yang berbeda tentang topik tersebut. Contohnya kamu sedang bercerita tentang seekor kucing, mungkin dalam bayanganmu kamu ingin membicarakan tentang kucing hitam, tetapi si pendengar mungkin membayangkan kucing loreng-loreng. Kedua nya tidak ada yang salah, hanya informasi yang disampaikan tidak spesifik.

Agar spesifik, kembali lagi gunakan metode 4W (What, where, when, who) untuk menjelaskan informasi tersebut.

Tidak mengorganisir informasi dan selalu bergantung dengan aplikasi

Jaman teknologi kekinian, orang berbisnis lebih sering menggunakan whatsapp, email atau facebook messenger. Dengan adanya teknologi ini, kita jadi malas untuk mengorganisir pesan dan bergantung sepenuhnya dengan aplikasi-aplikasi ini. Kenyataannya: Manusia gampang lupa. Apa yang tidak kamu catat akan tenggelam selamanya.

Dengan mencatat dan mengorganisir informasi yang kamu punya, kamu akan menghemat waktu dan dapat mengambil keputusan secara cepat dan tepat. Buat informasi terpusat di dalam satu dokumen seperti di dalam satu Google Docs atau Word dan jadikan ini sebagai acuan dari seluruh informasi yang kamu dapat.

Baca 10 Tips Menggunakan Whatsapp untuk Berbisnis

Tidak meneruskan informasi ke pihak lain yang terkait

Lagi lagi ini berkaitan dengan asumsi. Disaat kita menerima informasi yang berkaitan dengan pihak lain, ingatkan diri untuk meneruskan informasi ke pihak pihak tersebut. Jangan pernah berasumsi orang lain sudah meneruskan informasi. Bentuk kebiasaan

  • Siapa pihak yang harus mengetahui informasi ini?
  • Siapa pihak yang harus mengambil keputusan tentang informasi ini?
  • Apa yang akan terjadi jika pihak tersebut tidak mendapatkan informasi ini?

Tidak menggunakan bantuan visual/auditorial untuk menjelaskan informasi

Manusia memiliki berbagai macam intelejensia, Ada yang pintar secara auditorial, spasial, visual, kinetik dst. Tapi mayoritas manusia akan lebih mudah memahami suatu informasi dengan bantuan visual ketimbang hanya membaca tulisan. Apalagi kalau ingin menjelaskan sesuatu yang amat spesifik seperti contoh order, revisi dsb. Gunakan alat bantu seperti screenshot dan juga opsi draw untuk menjelaskan terperinci. Terkadang selain screenshot, video juga dapat digunakan untuk menjelaskan informasi agar lebih terperinci.

Tidak mau membicarakan obrolan sulit

Kesuksesan seseorang dalam berbagai aspek kehidupan adalah berani membicarakan topik sulit. Kebanyakan orang selalu mengambil cara aman untuk tidak membicarakan topik yang dapat menimbulkan ketegangan atau memperkeruh suasana. Topik ini bisa bermacam-macam, dari kesepakatan harga, performance, negosiasi, deskripsi pekerjaan dan lain lain.

Tidak mau melakukan pembicaraan langsung atau verbal

Di era digital saat ini, sangat mudah bagi orang untuk melakukan komunikasi via tulisan seperti chat dan email. Banyak yang menghindari pembicaraan antar muka karena takut salah omong atau salah mengambil keputusan. Padahal 90% komunikasi manusia itu dilakukan secara body language. Ada beberapa pembicaraan yang harus selalu dilakukan secara langsung seperti

  • Membangun hubungan partnership
  • Membangun tim
  • Evaluasi kerja
  • Penyampaian berita buruk