Entrepreneurship

10 Tips menggunakan Whatsapp untuk berbisnis

Siapa yang tidak menggunakan aplikasi Whatsapp di jaman sekarang, banyak juga yang menggunakan whatsapp untuk berbisnis. Menurutku whatsapp mungkin adalah ciptaan paling mutakhir di era abad 21. Kamu bisa sharing file, sharing lokasi, sharing photo, sharing kontak, telpon jarak jauh, kirim video ataupun audio dan lain lain. Tak sedikit bisnis transaksi saya bergantung dengan aplikasi ini. Berikut adalah 9 tips menggunakan Whatsapp untuk bisnis.

1. Pahami aturan main: telpon, chat atau email?

Sebelum lebih dalam menggunakan fitur-fitur di whatsapp sebaiknya pahami dulu aturan main dalam berkomunikasi. Kapankah anda bisa telpon, chat atau email? Ini diagram yang bisa memudahkan kamu untuk memilih metode komunikasi

  • Gunakan pilihan telpon jika hal tersebut sama sama Urgent dan Important
  • Gunakan pilihan email jika hal tersebut Tidak Urgent tapi Important
  • Gunakan pilihan Whatsapp atau Chat jika hal tersebut Urgent tapi Tidak Important 

2. Gunakan bold, italic atau strikethrough

Pernah tidak kamu menulis rentetan chat panjang sampai kamu lupa sebenarnya apa sih yang topik yang sedang kita obrolan saat ini. Aku biasanya menggunakan opsi bold, italic dan strikethrough untuk mempermudah pembicaraan lewat whatsapp untuk bisnis. Berikut caranya:

Bold
Cara membuat text bold cukup dengan ketik *text*
Text bold digunakan disaat kamu ingin membuat topic. dengan adanya topic ini akan memudahkan kamu untuk mencari text tersebut nanti

Italic
Cara membuat text italic cukup dengan ketik _text_
Text italic berguna jika kamu ingin membuat subtopic atau kamu ingin membuat side note dari chat yang sudah ada

Strikethrough
Cara membuat text strikethrough adalah dengan mengetik -text-
text strikethrough berguna jika kamu ingin mengoreksi chat kamu sebelumnya. Ini memudahkan si pembaca untuk memahami perubahan yang sudah ada

3. Gunakan fitur gambar atau doodle di Whatsapp

Aku adalah orang yang visual jadi untuk menjelaskan sesuatu menggunakan kata-kata terkadang bisa membuat aku frustasi. Jadi gunakan fitur gambar doodle untuk menegaskan sesuatu dengan bantuan gambar.  Caranya

  1. Tekan tanda (+)
  2. Pilih “Photo and Video Library”
  3. Pilih gambar
  4. Sebelum menekan tanda send, pilih tanda pena di pojok atas atau tanda (T) untuk text
  5. Gunakan Caption jika dibutuhkan

4. Sharing Lokasi untuk memonitor perjalanan rekan anda

Dalam usahaku, aku sering berkoordinasi dengan beragam driver untuk menjemput tamu. Sejujurnya aku paling bete harus menanyakan terus ke driver “Sampe mana pak?” setiap 15 menit sekali. Untung dengan fitur share lokasi whatsapp aku bisa memonitor driver sudah sampai mana tanpa harus bertanya ratusan kali

  1. Tekan tanda (+)
  2. Pilih Location
  3. Pilih “Share Live Location”

Harap di ingat, fitur share live location hanya berlaku selama satu jam. Setelah satu jam selesai maka kamu harus meminta mereka untuk share live location kembali. Fitur ini juga sangat berguna jika kalian harus bertemu di suatu lokasi. Ini akan memudahkan tiap tiap orang memonitor dan mencari tahu keberadaan masing-masing orang.

5. Gunakan fitur search untuk mencari obrolan yang lalu

Untuk mencari obrolan yang telah lalu, gunakan fitur search dengan mengetik kata kunci. Ini pentingnya menggunakan text bold untuk menandakan topic. sehingga kamu bisa dengan mudah mencari text terdahulu.

  1. Klik nama dari profil chat orang tersebut
  2. Pilih menu “Chat Search”
  3. Di bar “Search” ketik kata kunci atau topic dari chat yang anda mau

6. Gunakan fitur pin message

Terkadang ada aja chat-chat penting yang harus disimpan. Gunakan fitur Pin Message untuk menyimpan chat tersebut.

  1. Tekan lama chat yang ingin kamu simpan, kamu hanya bisa menyimpan chat dari orang lain saja
  2. Setelah itu tekan tanda bintang ()
  3. Untuk mengakses kumpulan pin message maka kamu bisa ke Setting lalu ke “Starred Messages”

7. Atur setting group

Group whatsapp kadang bisa mengganggu – apalagi kalau kamu menjadi bagian dari berbagai group seperti alumni sekolah, group keluarga, group teman dsb. Sebagai setting default, aku selalu memilih untuk “mute” group group ini karena bisa mengganggu chat chat yang lebih penting. Jadi ini adalah hal-hal yang selalu aku lakukan untuk group di whatsapp

  1. Selalu secara default memilih opsi “mute” untuk group-group yang tidak berkaitan dengan pekerjaan. Biasanya seminggu sekali aku bakal scrolling dan skimming apa saja pembicaraan di group tersebut. Tapi selebihnya saya biarkan saja mute untuk setahun. Karena toh jika ada yang benar benar penting, tiap individu akan mengontak kamu secara langsung.
  2. Aku selalu melakukan “purging” atau mendelete group-group yang sudah expired atau tidak pernah ada aktivitasnya lagi. Biasanya aku memilih untuk mengarsipkan group tersebut supaya tidak menuh-menuhin chat listku

8. Arsip Chat-chat yang tidak penting

Selain mengarsip group, setiap sebulan sekali aku mengarsipkan chat-chat yang tidak penting. Atau kalaupun itu berkaitan dengan klien maka aku berusaha untuk merangkum pembicaraan tersebut dan mengarsipkannya. Jika chat tersebut masih dianggap penting maka saya biarkan. Saya berusaha meminimalisir hanya ada 10 chat saja yang terdaftar di chat list di whatsapp. Kenapa? biar aku lebih fokus untuk menjawab dan berbicara dengan orang-orang tersebut. Chat-chat yang sudah di arsip masih bisa kamu akses di menu Archived Chats

9. Pastikan untuk membackup chat sebulan sekali

Membackup chat sangat penting paling tidak sebulan sekali. Kamu bisa memilih backup secara otomatis melalui setting > Chat > Chat backup. Dengan demikian jika sesuatu terjadi dengan smartphone kamu, kamu bisa dengan mudah membackup chat yang lama

10. Gunakan aplikasi Whatsapp for Business di Android

Ini aplikasi terbaru dari Whatsapp untuk para pengguna Android. Jujur aku belum pernah menggunakan aplikasi ini pribadi (sayangnya aplikasi ini hanya khusus pengguna Android saja) tapi melihat dari reviewnya nampaknya amat menarik. Apa saja keuntungan menggunakan Whatsapp Business for Android

  1. Business Profile : Dalam bagian profil kamu bisa menuliskan lebih detail info tentang bisnis kamu dari jam buka bisnis, email, website, lokasi kantor dsb
  2. Label: Kamu bisa juga memberikan label chat semisal itu adalah klien baru, klien yang sedang dalam proses, klien yang sedang dalam proses negosiasi dsb
  3. Quick reply: Punya template respon seperti pemesanan order, notifikasi pengiriman order ataupun template template lainnya. maka kamu bisa memformat ataupun membuat konsep draft balasan melalui sistem quick reply
  4. Automated Message: Kamu juga bisa memformat jawaban otomatis agar terkesan bahwa kamu cepat membalas. Karena bagi klien yang terpenting adalah kalau kamu telah menerima pesan mereka
  5. Message Statistic: Whatsapp juga menyediakan statistik untuk mengetahui pesan apa yang dibaca dan yang tidak. Kamu dapat menggunakan ini untuk mengetahui pesan apa yang benar-benar efektif untuk bisnis kamu

Sepertinya kita akan menyaksikan whatsapp semakin berkembang dan beradaptasi dengan kebutuhan tak hanya komunikasi biasa tapi juga untuk kebutuhan professional.

Apakah kamu menggunakan whatsapp untuk kebutuhan bisnis? share pengalamanmu di bawah ini